关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知  

　　　　（组通字〔2012〕28号） 

　　按照中央文件改版工作通知要求，为做好文件改版涉及干部人事档案有关工作，经研究，现就有关事项通知如下：

　　一、干部人事档案材料、目录和转递单  

　　干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210 mm）。材料左边应留有25 mm的装订边。

　　A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。

　　干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

　　二、干部人事档案卷盒和档案袋  

　　干部人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整，分为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种。卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱（从装订立柱中心算起）83mm，装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm和310×42mm三种。

　　干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。

　　三、干部人事档案库房设备 

　　干部人事档案库房所用档案柜、密集架和回转柜等设备，现在能够存放或调整层高后能够存放A4纸型档案卷盒的，不更换；不能存放A4纸型档案卷盒或者设备老化严重影响安全和使用的，一并进行更换。

　　干部人事档案专用打孔机孔径为5mm，不符合标准的须进行调整或更换。其他专用设备也要按照本通知要求进行相应调整或更换。

　　四、有关要求  

　　此项工作涉及面广，工作量大，各地区各部门要按照本通知精神，制定计划，加强领导，合理过渡，分阶段、分步骤实施。

　　1.安全保密。要针对工作中的每个环节逐一制定安全保密措施，查找隐患，堵塞漏洞，严格保密，确保万无一失。

　　2.保证质量。更换档案卷盒要规范流程，逐一核对，确保不出差错。干部人事档案用纸、档案卷盒、档案袋等所用材料应符合国家档案有关标准；干部人事档案库房设备应符合国家有关标准。

　　3.保证重点。现职干部人事档案是此次工作的重点，要注意做好这些档案的材料归档、目录调整和卷盒更换等工作。离退休干部和去世干部的档案，新归档材料较少，各单位可根据各自实际酌情处理或不作调整。

　　4.保障经费。工作所需经费，由本级财政予以解决。要注意从实际出发，厉行节约，避免浪费。

　　本通知自2012年7月1日起施行。中央组织部此前制定的有关规定，凡与本通知不一致的，以本通知为准。各地各部门要及时了解和掌握工作中遇到的新情况新问题，有重要问题及时请示报告。我部将对本通知的贯彻落实情况进行督促检查。

　　中共中央组织部

　　2012年6月5日

　　　干部数字档案标准（试行） 

　　为规范干部数字档案制作，确保数字档案内容准确、制作规范，根据相关要求，制定本标准。

　　一、术语释义 

　　1.数字档案

　　通过扫描、处理纸质档案后形成的电子数据，由档案目录数据、档案原始图像数据和档案高清图像数据等三种类型电子数据组成数字档案。

　　2．档案目录数据

　　具有明确的特定格式，表示档案的内容和形式特征的数据文件，可检索、存取、修改、增删等。

　　3．档案原始图像数据

　　以保存纸质档案原貌为目的，经过扫描、处理后形成的，按照一定规则命名、能与档案目录数据形成对应关系的图像文件。

　　4．档案高清图像数据

　　在档案原始图像数据的基础上进行技术处理后形成的，以提高清晰度、方便利用为目的的图像文件。

　　 二、数据制作规范  

　　1．档案目录数据格式为 Excel，须与图像数据标识一一对应。序号、材料名称、材料形成时间、页数等栏目为必填项。如纸质档案中有附件、破损及复制件等需要说明的问题，须在相应目录的备注项中注明。

　　2．档案原始图像数据须与纸质档案完全对应，除图像纠偏、裁边外不做任何修饰性图像处理。

　　3．档案高清图像数据须与原始图像数据在图像方向、分辨率、页数上完全一致。对图像中出现的影响提供利用和图像美观的杂质，如黑点、黑线、黑框等需要进行处理的，须进行去污处理，字迹不清的须进行清晰化处理。

　　4．档案图像数据格式为单页 JPG 格式。色彩模式为 24 位真彩色，分辨率为 300dpi。

　　 三、注意事项  

　　1. 数字档案不能连入公共互联网。

　　2．制作干部数字档案之前，须对每份材料进行页码核定，编页码的范围包括档案中所有有文字、表格等内容的材料。制作时应注意保护好档案。

　　3．干部数字档案按照《干部人事档案整理工作细则》规定分十大类，其中，第四类和第九类须进行二级分类。第四类的小类名称和顺序如下：第一小类学历学位材料，第二小类职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料，第三小类反映科研学术水平的材料，第四小类培训材料；第九类的小类名称和顺序如下：第一小类工资材料，第二小类任免材料，第三小类出国（境）材料，第四小类参加会议的代表登记表等其他材料。

　　4．干部数字档案的保管保密要求等同于纸质档案。